Whistleblowing - Hinweisgebersystem
Die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und internen Vorgaben hat für die S Rating und Risikosysteme GmbH (SR) höchste Priorität. Denn nur wenn sich an Regeln und Normen gehalten wird, können wir Schaden von unserem Unternehmen, unseren Beschäftigten und unseren Geschäftspartnern abwenden. Non-konformes Verhalten muss daher frühzeitig erkannt, aufgearbeitet und unverzüglich abgestellt werden.
Dafür bedarf es der Aufmerksamkeit aller sowie die Bereitschaft, bei konkreten Anhaltspunkten auf mögliche schwere Regelverstöße hinzuweisen. Auch auf entsprechende Hinweise von Geschäftspartnern, Kunden und sonstigen Dritten legen wir Wert. Hinweise an das Hinweisgebersystem können jederzeit abgegeben werden.
Das Hinweisgebersystem garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene. Eine Ermittlung wird erst nach sorgfältiger Prüfung des Hinweises und bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen schweren Regelverstoß eingeleitet. Die Ermittlungen erfolgen unter Einhaltung höchster Vertraulichkeit. Die Informationen werden im Rahmen eines fairen, schnellen und vertraulichen Prozesses bearbeitet.
Unser Hinweisgebersystem wird durch die Interne Revision der SR verantwortet. Die Interne Revision ist in diesem Zusammenhang eine unabhängige Instanz und befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Die Mitarbeiter der Internen Revision sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Wie kann ich eine Meldung abgeben?
Damit eine Meldung angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass die Meldung so konkret wie möglich ist. Hilfreich ist, wenn die fünf W-Fragen berücksichtigt werden:
Wer? Was? Wann? Wie? Wo?
Es ist darauf zu achten, dass die Beschreibungen von fachfremden Personen nachvollzogen werden können. Hierzu ist es nützlich, wenn der Hinweisgeber für weitere Fragen zur Verfügung steht. Selbstverständlich ist es jedoch auch möglich, Hinweise anonym zu geben.
Der Hinweisgeber stimmt mit Nutzung des Hinweisgebersystems der Aufnahme, Speicherung wie auch Abschrift der Meldung und der Gespräche zu.
Bitte wählen Sie die Nummer +49 (0) 160 99566038
Wir bieten über die Hotline die Möglichkeit, Hinweise auf ein mögliches Fehlverhalten auf einem sicheren und vertraulichen Weg abzugeben. Dies kann auch anonym erfolgen.
Die Hotline wird durch Mitarbeitende der Internen Revision der SR verantwortet, und ist rund um die Uhr erreichbar. Außerhalb der Geschäftszeiten oder bei Nichtannahme des Anrufs nimmt ein Anrufbeantworter die Hinweise entgegen.
Hinweise können per Email an hinweisgeber@s-rating-risikosysteme.de übermittelt werden. Bitte beachten Sie, dass das Medium E-Mail keine vollständige Vertraulichkeit bieten kann.
Hinweise können auch in Briefform eingereicht werden. Es ist ein verschlossener Umschlag zu verwenden. Briefe sind wie folgt zu adressieren:
S Rating und Risikosysteme GmbH
Interne Revision – Hinweisgebersystem
Leipziger Straße 51
10117 Berlin
SR-interne Briefe sind im geschlossenen Briefkasten der Internen Revision mit der Adressierung "Hinweisgebersystem" zu platzieren.
Vertrauliche Hinweise können im Rahmen eines persönlichen Gespräches mit der Leiterin der Internen Revision bzw. mit der Person, die die Stellvertretung innehat, gegeben werden. Hierfür ist ein Termin per Telefon über die Hotline (+49-160-99566038), Brief oder E-Mail an hinweisgeber@s-rating-risikosysteme.de zu vereinbaren. Alle Angaben sowie die Person des Hinweisgebers werden auf Wunsch vertraulich behandelt.
Datenschutzhinweise zum Hinweisgebersystem der SR
Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise sehr aufmerksam durch, bevor Sie einen Hinweis abgeben.
Verantwortliche Stelle ist:
S Rating und Risikosysteme GmbH
Leipziger Str. 51
10117 Berlin
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
SIZ GmbH
Simrockstr. 4
Herr Thorsten Nieske
53113 Bonn
Tel: 0228 44957325 / 0151 16230406
E-Mail: thorsten.nieske@siz.de
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wir erheben dabei folgende personenbezogene Daten und Informationen, wenn Sie eine Meldung abgeben:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
- die Tatsache, dass Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem getätigt haben,
- ob Sie bei der SR beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt sind.
Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Rechtsverletzungen oder schweren internen Regelverletzungen auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.
- Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO): Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems stützt sich auf das berechtigte Interesse der SR an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für die SR (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. §§ 30, 130 OWiG).
- Zur Anbahnung, Begründung, Durchführung, Änderung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG): Betrifft ein eingegangener Hinweis einen Beschäftigten der SR, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen (§ 26 Abs. 1 BDSG).
- Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO): Die Verarbeitung Ihrer Identifikationsdaten erfolgt auf Basis einer abzugebenden Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die dadurch gegeben ist, dass der Hinweis auch anonym abgegeben werden kann.
- Widerruf der Einwilligung nach Art. 14 Abs. 3 lit. a) DSGVO: Der Widerruf der Einwilligung kann in der Regel nur innerhalb eines Monats nach Erhalt der Meldung erfolgen, da die SR in bestimmten Fällen nach Art. 14 Abs. 3 lit. a) DSGVO verpflichtet ist, die beschuldigte Person über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen innerhalb eines Monats zu informieren. Dazu gehört auch die Speicherung, die Art der Daten, die Zweckbestimmung der Verarbeitung, die Identität des Verantwortlichen und – soweit rechtlich erforderlich – des Meldenden, sodass eine Einstellung der Datenverarbeitung oder Löschung der Identifikationsdaten nicht mehr möglich ist. Die Widerrufsfrist kann sich verkürzen; z.B. wenn die Art der Meldung die unmittelbare Einschaltung einer Behörde oder eines Gerichts erfordert; denn sobald eine Offenlegung gegenüber der Behörde oder dem Gericht erfolgt ist, befinden sich die Identifikationsdaten sowohl in den Verfahrensakten der SR als auch der Behörde oder des Gerichts.
Die an das Hinweisgebersystem abgegebenen Daten sind verschlüsselt und werden passwortgeschützt gespeichert. Der Zugriff ist auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeitenden der SR beschränkt. Die Mitarbeitenden prüfen den gemeldeten Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch; dabei werden die Daten stets vertraulich behandelt.
In bestimmten Fällen besteht für die SR die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Meldende:r – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich werden.
Im Rahmen der Meldungsbearbeitung oder einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise an weitere Mitarbeitenden der SR weiterzugeben.
Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kommen Strafverfolgungsbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie von der SR beauftragte Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Frage.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens oder ein gesetzliches Erfordernis besteht. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nicht statt.
Jede betroffene Person hat folgende Rechte:
- Auskunft über die verarbeiteten Daten nach 15 DSGVO i. V. m § 19 BDSG bzw. jeweilige landesrechtlicher Regelung, sowie Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO,
- Berichtigung und Vervollständigung seiner Daten nach 16 DSGVO i. V. m. § 20 BDSG,
- Widerspruch nach Art. 21 DSGVO bei Verarbeitungen auf Grundlage einer Interessenabwägung
- Löschung nach 17 DS-GVO i. V. m. § 20 BDSG sowie auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO i. V. m. § 20 BDSG bzw. jeweilige landesrechtliche Regelung sowie
- Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde. ( 77 DS-GVO i. V. m. § 19 BDSG).
Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Nein, die Hinweise können auch anonym erfolgen.
Im Rahmen des Hinweisgebersystems nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung– einschließlich Profiling – gemäß Art. 22 DSGVO.